In sommige situaties wil je de toegang tot een toets misschien beperken tot een specifieke groep mensen. Dat snappen we! Zo kun je de toegang tot je leerinhoud die je met Easy LMS hebt gemaakt, beperken.
Je kunt eenvoudig de link naar je examen of cursus delen. Deze link vind je op het tabblad ‘Publiceren ’. Het kan echter zijn dat je eerst deelnemers wilt toevoegen, zodat zij een uitnodigingsmail ontvangen met een link om toegang te krijgen tot de leerstof die je met hen hebt gedeeld.
Examens en cursussen
Examens
Ga naar het tabblad Toegang in het menu van je examen en selecteer bij de optie ‘Wie heeft toegang tot dit examen?’ een vooraf gedefinieerde groep deelnemers. De vereiste deelnemersgegevens in ‘Deelnemersgegevens’ worden automatisch aangepast naar ‘Naam, e-mailadres en wachtwoord’.
Voeg op dezelfde pagina je deelnemers één voor één toe of in bulk via een CSV-Excel-bestand. Je vindt een voorbeeldbestand voor het importeren door op ‘Deelnemers importeren vanuit Excel’ te klikken. Zorg ervoor dat de eerste rij de kolomkoppen ‘gebruikersnaam’ en ‘e-mail’ bevat.
Controleer ook of er geen spaties achter de namen en e-mailadressen staan, anders kan ons systeem ze niet importeren!
3. Nu is het tijd om de uitnodigingsmail op te stellen die je gaat versturen. In het gedeelte ‘E-mail versturen’ vind je een sjabloon voor de uitnodiging. Je kunt deze tekst naar eigen inzicht bewerken en aanpassen aan je eigen ideeën en toon.
Er zijn verschillende tekstelementen die zijn omgeven door {tags}. Deze tags worden in ons systeem automatisch overschreven met deelnemersspecifieke informatie. In plaats van {name} wordt dus de echte naam van de deelnemer ingevoegd, en in plaats van {password} wordt voor elk van je deelnemers een uniek wachtwoord gegenereerd. Met andere woorden: je moet deze {getagde} elementen ongewijzigd laten.
Wanneer een deelnemer zijn of haar uitnodigingsmail opent, kan hij of zij eenvoudig op de directe link klikken. Hierdoor wordt hij of zij automatisch ingelogd en doorgestuurd naar het examen!
In examens kun je via het activiteitenlogboek bijhouden welke e-mails er naar deelnemers zijn verzonden en wanneer.
Cursussen
Ga naar het tabblad Deelnemersgegevens en selecteer Alleen op uitnodiging. Selecteer bij de optie Welke Basic-gegevens moeten deelnemers invoeren? de optie Naam, e-mailadres en wachtwoord. Klik op Opslaan, één voor één.
Ga naar het tabblad ‘Deelnemers’ en voeg je deelnemers toe via een Excel-bestand of één voor één.
Ga naar het tabblad Uitnodigingsmail om je e-mail in te stellen en ga vervolgens naar Uitnodigingen versturen om ze te versturen.
Na een bepaalde tijd kun je ook herinneringsmails versturen naar de mensen die de cursus nog niet hebben gevolgd.
Houd er rekening mee dat er een limiet geldt voor het aantal uitnodigingen dat je per dag kunt versturen, en dat deze limiet afhankelijk is van je abonnementstype.
Limieten voor uitnodigingsmails
Advanced - 2.000 per dag
Basic - 500 per dag
Proefaccounts - 20 per dag
U kunt het aantal pogingen per deelnemer beperken om te voorkomen dat deelnemers hun unieke toegangscode met anderen delen. U vindt deze optie onder 'Toegang ' bij examens en onder 'Advanced' bij cursussen, bij 'Maximaal aantal pogingen per deelnemer'. Zodra deze limiet is bereikt, ontvangen deelnemers een bericht waarin staat dat de leerinhoud niet langer beschikbaar is.
Academie
U kunt de toegang tot uw leermateriaal beperken tot specifieke groepen binnen de academie. Daar is de academie immers precies voor bedoeld! Zo kunt u dat doen:
Ga naar Academies > Beheren en maak deelnemersgroepen aan op het tabblad Groepen.
Klik binnen een groep op om deelnemers toe te voegen. Je kunt deelnemers toevoegen die je eerder hebt toegevoegd aan bijvoorbeeld een examen of cursus, met de optie ‘Bestaande deelnemer(s) toevoegen’, of nieuwe deelnemers toevoegen via een Excel-bestand of één voor één:
Ga naar het tabblad Uitnodigingsmail om je uitnodigingsmail in te stellen.
Wijs nu leerinhoud toe aan elke groep door naar het tabblad Leerinhoud te gaan, of via Groep > Leerinhoud. Het toewijzen van leerinhoud zorgt ervoor dat de uitnodigingsmails worden verzonden. Elke nieuwe deelnemer die wordt toegevoegd aan een groep waaraan leerinhoud is toegewezen, ontvangt onmiddellijk een uitnodigingsmail.