Dans certaines situations, vous pouvez souhaiter restreindre l'accès à un test à une liste spécifique de personnes. Nous comprenons ! Voici comment vous pouvez restreindre l'accès à votre contenu d'apprentissage créé avec Easy LMS.
Vous pouvez simplement partager le lien vers votre examen ou votre formation. Ce lien se trouve dans l'onglet Publier. Vous pouvez cependant ajouter des participants au préalable, afin qu'ils reçoivent un email d'invitation avec un lien pour accéder au contenu d'apprentissage que vous avez partagé avec eux.
Examens et formations
Examens
Allez dans l'onglet Accès dans le menu de votre examen, et dans l'option Qui peut accéder à cet examen ? sélectionnez un groupe prédéfini de participants. Les informations requises pour les participants dans les Données du participant seront automatiquement modifiées en Nom, adresse e-mail et mot de passe.
Sur la même page, ajoutez vos participants soit un par un, soit en masse en utilisant un fichier Excel CSV. Vous trouverez un exemple de fichier à importer en cliquant sur Importer des participants à partir d'Excel. Veillez à ce que la première ligne soit intitulée " nom d'utilisateur" et "adresse électronique".
Vérifiez également qu'il n'y a pas d'espaces vides derrière les noms et les adresses électroniques, sinon notre système ne pourra pas les importer !
3. Il est maintenant temps de configurer l'e-mail d'invitation que vous allez envoyer. Dans la section Envoyer un courriel, vous trouverez un modèle d'invitation. N'hésitez pas à modifier ce texte et à l'adapter à vos idées et à votre ton.
Plusieurs éléments de texte sont entourés de {balises}. Ces balises seront automatiquement remplacées par des informations spécifiques au participant dans notre système. Ainsi, à la place de {nom}, le nom du participant réel sera inséré, et à la place de {mot de passe}, un mot de passe unique sera généré pour chacun de vos participants. En d'autres termes, vous ne devriez pas toucher à ces éléments {tagged}.
Lorsqu'un participant ouvre son courriel d'invitation, il peut simplement cliquer sur le lien direct. Il se connectera automatiquement et sera redirigé vers l'examen !
Dans les examens, vous pouvez savoir quels courriels ont été envoyés aux participants et à quel moment, en utilisant le journal d'activité.
Formations
Allez dans l'onglet Données des participants et sélectionnez Uniquement sur invitation. Dans l'option Quel type d'informations de base les participants doivent-ils saisir ?, sélectionnez Nom, adresse électronique et mot de passe. Cliquez sur Enregistrer, un par un.
Allez dans l'onglet Participants et ajoutez vos participants à l'aide d'un fichier Excel ou un par un.
Allez dans l'onglet E-mail d'invitation pour configurer votre e-mail, puis cliquez sur Envoyer les invitations pour les envoyer.
Après un certain temps, vous pouvez également envoyer des courriels de rappel aux personnes qui n'ont pas suivi la formation.
Notez que le nombre d'invitations que vous pouvez envoyer par jour est limité, et que votre limite tarifaire dépend de votre type d'abonnement.
Limites tarifaires pour les courriels d'invitation
Advanced - 2 000 par jour
Basic - 500 par jour
Comptes d'essai - 20 par jour
Vous pouvez limiter le nombre de tentatives par participant afin de décourager vos participants de partager leur code d'accès unique avec d'autres personnes. Cette option se trouve sous Accès dans les examens et sous Advanced dans les formations, à l'endroit où il est indiqué Maximum de tentatives par participant. Une fois cette limite atteinte, les participants recevront un message indiquant que le contenu d'apprentissage n'est plus disponible.
Académie
Vous pouvez restreindre l'accès à votre contenu d'apprentissage partagé avec des groupes spécifiques dans l'académie. C'est exactement à cela que sert l'académie ! Voici comment procéder :
Allez dans Académies > Gérer et créez des groupes de participants dans l'onglet Groupes.
À l'intérieur d'un groupe, cliquez pour ajouter des participants. Vous pouvez ajouter des participants que vous avez déjà ajoutés à un examen ou à une formation, par exemple, en utilisant l'option Ajouter participant(s) existant(s) ou ajouter de nouveaux participants avec un fichier Excel ou un par un :
Allez dans l'onglet Courriel d'invitation pour configurer votre courriel d'invitation.
Attribuez maintenant un contenu de formation à chaque groupe en allant dans l'onglet Contenu de formation, ou dans un groupe > Contenu de formation. L'attribution d'un contenu pédagogique déclenchera l'envoi des courriels d'invitation. Tout nouveau participant ajouté à un groupe auquel un contenu pédagogique a été attribué recevra immédiatement un courriel d'invitation.