Inviter un groupe spécifique de participants à passer votre examen est possible. Pour commencer, tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une liste de leurs noms et de leurs adresses électroniques !
1. Activez l'invitation uniquement
Depuis votre examen, allez dans AccÚs > Un groupe prédéfini de participants, et Sauvegardez. Si vous souhaitez qu'ils introduisent des informations supplémentaires au début de l'examen, reportez-vous à la section Comment puis-je identifier mes participants?
2. Ajouter des participants
Une fois que vous avez sélectionné Un groupe prédéfini de participants, une option permettant d'ajouter des participants apparaßt. Cliquez sur Ajouter des participants pour créer une liste de participants que vous souhaitez inviter à passer votre examen.
Vous pouvez ajouter des participants à l'examen de trois façons :
Importer de nouveaux participants Ă partir d'Excel : Cette option vous permet d'importer une liste de participants Ă partir d'un fichier .xlsx ou .ods. Veillez Ă utiliser l'exemple fourni.
Ajouter un seul nouveau participant : Cette option vous permet d'ajouter des participants manuellement. Vous devez saisir un nom et une adresse Ă©lectronique dans la fenĂȘtre contextuelle. Vous pouvez sĂ©lectionner Envoyer une invitation pour envoyer automatiquement une invitation au nouveau participant lorsque vous cliquez sur Ajouter.
Ajouter des participants existants : Vous pouvez ici sélectionner les participants que vous avez déjà invités à d'autres contenus.
3. Formatage de l'e-mail d'invitation
L'Ă©tape suivante consiste Ă mettre en forme l'invitation que vous envoyez aux participants. Cliquez sur Envoyer un courriel pour modifier le modĂšle.
Le modÚle par défaut comprend plusieurs éléments de texte entourés de {balises}. Notre systÚme remplacera automatiquement ces textes par des informations spécifiques aux participants. Par exemple, au lieu de {mot de passe}, il donnera un mot de passe unique pour chaque participant. Pour ajouter l'URL de l'examen, utilisez l'option Liens.
Il est crucial d'inclure des balises dans votre courriel d'invitation car elles contiennent des informations essentielles pour que vos participants puissent accéder à l'examen.
4. Envoyez les invitations
Allez dans Envoyer un e-mail > Envoyer > Envoyer x e-mail(s) d'invitation pour envoyer les invitations en masse. Vous pouvez également envoyer des courriels de rappel à partir de cette page aux personnes qui ont commencé mais n'ont pas terminé leur examen.
Vous pouvez suivre les courriels envoyés aux participants sur la page Journal d'état des courriels.
Par défaut, les courriels d'invitation sont envoyés à partir de [email protected] ; cependant, il est possible d'envoyer des courriels à partir de votre propre adresse électronique. Reportez-vous à la section Envoi d'e-mails à partir de votre propre adresse e-mail pour plus d'informations sur la connexion à votre propre serveur de messagerie.
Vous avez terminé ! Vos participants n'ont plus qu'à ouvrir l'e-mail d'invitation, à cliquer sur le lien pour se connecter et à commencer leur examen.
Les invitations aux examens n'expirent pas.
Pour gagner encore plus de temps, nous vous recommandons d'utiliser l'académie. Il vous suffit d'ajouter vos examens à l'académie et de ne pas envoyer d'invitations individuelles. Pour en savoir plus sur l'utilisation de l'académie.