Het delen van je inhoud via de academie is heel eenvoudig! Lees verder om meer te weten te komen over drie verschillende manieren om deelnemers toe te voegen en je inhoud via de academie te delen.

Het is een tijdrovende klus als je veel deelnemers hebt, maar je kunt ze handmatig toevoegen. Maak eerst een groep deelnemers aan. Ga naar Academies > Beheren > Alle groepen bekijken > Nieuwe groep aanmaken. Nu kun je cursussen en examens aan deze groep toewijzen door naar Leerinhoud > Leerinhoud toevoegen te gaan. Je groep heeft alleen toegang tot deze specifieke inhoud (je kunt later altijd nog meer inhoud toewijzen). Nu is het tijd om deelnemers aan je groep toe te voegen. Ga binnen je groep naar Deelnemers > Deelnemers toevoegen. Je kunt ze één voor één toevoegen of een Excel-bestand uploaden met de namen en e-mailadressen van de deelnemers. Zodra je deelnemers aan een groep hebt toegewezen, worden er automatisch uitnodigingsmails met een link naar de academie verzonden, waarin ze worden begeleid bij het instellen van een wachtwoord bij hun eerste aanmelding. Zodra ze hun eigen wachtwoord hebben ingesteld, moeten ze dit gebruiken om in te loggen op de academie.

Als je groepsmeldingen wilt versturen in de academie, lees dan dit artikel over groepsmeldingen.

Een andere manier om deelnemers handmatig toe te voegen is via de pagina Deelnemersoverzicht. Ga naar Academies > Beheren > Deelnemers > Deelnemers toevoegen. Ook hier kun je ze één voor één toevoegen of een Excel-bestand uploaden met de namen en e-mailadressen van de deelnemers. Er wordt ook automatisch een uitnodigingsmail verstuurd naar alle deelnemers die op academieniveau zijn toegevoegd.

Als je tijd wilt besparen bij het toewijzen van inhoud aan al je academiedeelnemers, gebruik dan gewoon de groep ‘Iedereen ’. Ga naar Academies > Beheren > Alle groepen bekijken > Iedereen. Deze groep wordt standaard automatisch aangemaakt en alle academiedeelnemers worden er automatisch aan toegevoegd. Om leerinhoud toe te wijzen aan een bepaalde groep deelnemers, maak je een nieuwe groep aan of gebruik je een bestaande groep.

Beschikt u over een CRM-systeem met alle gegevens van uw deelnemers, inclusief e-mailadressen? Dan kunt u een integratie instellen. U kunt gebruikmaken van een van onze API-aanroepen: ‘Deelnemer toevoegen ’ of ‘Deelnemer toevoegen zonder kennisgeving’. Deze laatste optie is bedoeld voor wanneer u deelnemers automatisch aan Easy LMS wilt toevoegen, maar hen geen uitnodigingsmails wilt sturen.

De integratie werkt als volgt:

Als je een deelnemer aan je systeem toevoegt, wordt de API-aanroep geactiveerd. Onze API ‘vertelt’ Easy LMS wat het moet doen. In dit geval geeft het Easy LMS de opdracht om een deelnemer aan een specifieke groep toe te voegen. Als je de API ‘Deelnemer toevoegen’ kiest, wordt er een uitnodigingsmail met de uitnodigingslink verstuurd.

De benodigde informatie voor de integratie vind je in je dashboard. Ga naar Academies > Beheren > Integraties. Daar vind je de API-sleutel die je nodig hebt om de integratie in te stellen. Lees meer over API’s en webhooks.

Heb je er wel eens aan gedacht om single sign-on te gebruiken? Dit is een andere optie als je wilt dat je deelnemers inloggen met dezelfde inloggegevens die ze gebruiken voor de andere websites en software van het bedrijf.

Als je SSO voor je academie inschakelt, hoef je geen uitnodigingsmails naar je deelnemers te sturen.

Tijdens het installatieproces voegen we de deelnemers en groepen toe aan je SSO, waardoor je deelnemers/medewerkers hun inloggegevens van het bedrijf kunnen gebruiken om toegang te krijgen tot de academie. Zodra dit is ingesteld, kun je meer deelnemers toevoegen aan je SSO, en de academie registreert deze gegevens automatisch.

Technisch gezien loggen je deelnemers in op de academie met hun SSO-account, dat ze al gebruiken om toegang te krijgen tot andere tools binnen je bedrijf. Op de achtergrond sturen we een token naar ons systeem. In onze database worden deelnemers aan dit token gekoppeld. Telkens wanneer een deelnemer wil inloggen, controleert Easy LMS of het token actief is. Als dat het geval is, krijgt de deelnemer toegang. Deze tokens worden om veiligheidsredenen periodiek vernieuwd. Kortom: één keer instellen en voor altijd profiteren.

We ondersteunen SSO-systemen die zijn geïmplementeerd via OpenID Connect. OpenID Connect is een protocol dat bepaalt hoe Easy LMS met uw SSO-systeem kan communiceren. De SSO-providers die we ondersteunen zijn onder andere, maar niet uitsluitend:

Lees ons helpartikel over het instellen van SSO.