In sommige situaties wil je de toegang tot een test beperken tot een specifieke lijst van mensen. Dat begrijpen wij! Zo kun je de toegang tot je leerinhoud die je met Easy LMS hebt gemaakt, beperken.
Je kunt gewoon de link naar je examen of cursus delen. Deze link vind je op het tabblad Publiceren. Het kan echter zijn dat je vooraf deelnemers wilt toevoegen, zodat zij een uitnodigingsmail kunnen ontvangen met een link om toegang te krijgen tot de leerinhoud die je met hen hebt gedeeld.
Examens en cursussen
Examens
Ga naar de tab Toegang in het menu van je examen en selecteer in de optie Wie heeft toegang tot dit examen? een vooraf gedefinieerde groep deelnemers. De vereiste deelnemersinformatie bij Deelnemersgegevens wordt automatisch gewijzigd in Naam, e-mailadres & wachtwoord.
Op dezelfde pagina kun je je deelnemers één voor één of in bulk toevoegen met behulp van een CSV Excel-bestand. U vindt een voorbeeldbestand voor het importeren als u klikt op Deelnemers importeren uit Excel. Zorg ervoor dat de eerste rij gebruikersnaam en e-mailadres bevat.
Controleer ook of er geen spaties achter de namen en e-mailadressen staan, anders kan ons systeem ze niet importeren!
3. Nu is het tijd om de uitnodigings-e-mail in te stellen die je gaat versturen. In het gedeelte E-mail verzenden vind je een sjabloon voor de uitnodiging. Voel je vrij om deze tekst te bewerken en aan te passen aan je eigen ideeën en toon.
Er zijn verschillende tekstelementen met {tags} eromheen. Deze tags worden automatisch overschreven met deelnemer-specifieke informatie in ons systeem. Dus in plaats van {naam} wordt de naam van de echte deelnemer ingevoegd, en in plaats van {wachtwoord} wordt voor elk van je deelnemers een uniek wachtwoord gegenereerd. Met andere woorden, je moet deze {tagged} elementen met rust laten.
Wanneer een deelnemer zijn uitnodigingsmail opent, kan hij gewoon op de directe link klikken. Zo loggen ze automatisch in en worden ze doorgestuurd naar het examen!
In Examens kun je met behulp van het Activiteitenlogboek bijhouden welke e-mails wanneer naar deelnemers zijn verzonden.
Cursussen
Ga naar het tabblad Deelnemersgegevens en selecteer Alleen op uitnodiging. Selecteer bij de optie Wat voor basic info moeten deelnemers invullen Naam, e-mailadres & wachtwoord. Klik één voor één op Opslaan.
Ga naar het tabblad Deelnemers en voeg je deelnemers toe met behulp van een Excel-bestand of één voor één.
Ga naar het tabblad E-mailuitnodiging om je e-mail in te stellen en ga vervolgens naar Uitnodigingen verzenden om ze te versturen.
Na een bepaalde periode kun je ook herinneringsmails sturen naar de mensen die de cursus nog niet hebben gevolgd.
Houd er rekening mee dat er een limiet is aan het aantal uitnodigingen dat je per dag kunt versturen, en dat je limiet afhangt van je abonnementstype.
Limieten voor het aantal e-mails met uitnodigingen
Advanced - 2.000 per dag
Basic - 500 per dag
Proefaccounts - 20 per dag
Je kunt het aantal pogingen per deelnemer beperken om je deelnemers te ontmoedigen hun unieke toegangscode met anderen te delen. Je vindt deze optie onder Toegang in Examens en in Advanced in Cursussen, waar Maximum aantal pogingen per deelnemer staat. Als deze limiet is bereikt, krijgen deelnemers een bericht dat de leerinhoud niet langer beschikbaar is.
Akademia
Je kunt de toegang tot je gedeelde leerinhoud beperken tot specifieke groepen in de Akademia. Dat is precies waar de Akademia voor bedoeld is! Zo doe je dat:
Ga naar Akademia > Beheer en maak deelnemersgroepen aan op het tabblad Groepen.
Klik binnen een groep om deelnemers toe te voegen. Je kunt deelnemers toevoegen die je al eerder hebt toegevoegd aan bijvoorbeeld een examen of cursus met de optie Bestaande deelnemer(s) toevoegen of nieuwe deelnemers toevoegen met een Excel-bestand of één voor één:
Ga naar het tabblad Uitnodigingsmail om je uitnodigingsmail in te stellen.
Wijs nu leerinhoud toe aan elke groep door naar de tab Leerinhoud te gaan, of naar een Groep > Leerinhoud. Het toewijzen van leerinhoud activeert het verzenden van de uitnodigingsmails. Elke nieuwe deelnemer die aan een groep met toegewezen leerinhoud wordt toegevoegd, ontvangt meteen een uitnodigingsmail.